CONTEXTE REGLEMENTAIRE

 

Les archives sont définies par le Code du Patrimoine comme « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité »  (art. L.211-1).

 

Les responsabilités légales des collectivités territoriales

 

Les collectivités territoriales et leur représentant ont des responsabilités particulières quant à leurs archives. En effet, « les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. [Par conséquent], elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur » (Code du Patrimoine, art. L. 212-6). Cette conservation représente, d’ailleurs, une dépense obligatoire pour les communes comme pour les groupements de collectivités (Code général des collectivités territoriales, art. L.2321-2).

 

Le dépôt des archives communales

 

Les communes de moins de 2 000 habitants ont l’obligation de déposer leurs archives aux Archives Départementales. Le Code du Patrimoine prescrit les délais suivants : « les documents de l’état-civil [de] plus de 120 ans de date, et les autres documents d’archives ayant plus de 50 ans de date doivent ou peuvent être déposées aux archives du département (art. L.212-11).

 

Cependant, il faut noter qu’il s’agit bien d’un dépôt et non pas d’un don. Les documents « restent la propriété de la commune » (Code du Patrimoine, art. L.212-14).

 

Les éliminations d'archives

 

Les collectivités se trouvent rapidement encombrées par une multitude de documents qu’ils conservent considérés comme sans intérêt historique. Certaines peuvent être tentées de détruire ces archives. Cependant, l’élimination de ce type de document est régie par quelques règles. Le Code du Patrimoine dit que « toute élimination est interdite sans [le] visa [de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives]» (art. R.212-14). Pour obtenir ce visa, il est impératif d’envoyer un bordereau d’élimination aux Archives départementales du Calvados.

 

Retrouvez le détail de la procédure d’élimination dans la rubrique « Fiches et modèles » du site.

 

Mentions légales | Conception : Objectif-multimedia.com | Hébergement : 2Ilog.com