Règlement intérieur des C.A.P.

Préambule : le présent règlement intérieur a pour objet de fixer, dans le cadre des lois et règlements en vigueur les conditions de fonctionnement des commissions administratives paritaires placées auprès du CENTRE DE GESTION DU CALVADOS

I – Composition

Article 1 : La commission administrative paritaire comprend en nombre égal des représentants du Centre de Gestion et des représentants du personnel :

- Les représentants de la collectivité sont désignés par le président du Centre de Gestion investi du pouvoir de nomination,

- Les représentants du personnel sont élus, conformément aux dispositions du décret n° 89-229 du 17 avril 1989.

Les suppléants sont en nombre égal à celui des titulaires. (article 1 décret 89-229)

Le nombre des représentants des C.A.P. a été fixé par délibération du Conseil d'Administration du CDG du 10 Septembre 2008 compte tenu des effectifs relevants des trois CAP.

R e p r é s e n t a n t s   d e s   é l u s

Catégorie A

Catégorie B

Titulaires :

-          Xavier LEBRUN, président,

-          Patricia FORIN, maire-adjoint de Villers sur Mer

-          Josiane MALLET-DUCLOS, maire-adjoint de Mondeville

-          Jacques TALBOT, maire de Notre Dame d’Estrées

-          Chantal BLANCHETIERE, maire-adjoint de Louvigny

-          Michel MARESCOT, maire de Villerville

Suppléants :

-          Jean-Alain TRANQUART, maire de Saint Aubin sur Mer

-          Alain YAOUANC, maire d’Anguerny

-          François LOPEZ, maire de Saint Côme de Fresné

-          Laurent MAYEUX, maire de Manerbe

-          Jean-Pierre MALO, maire d’Asnelles

-          Jean-Pierre CHEVALIER, maire de Fontenay le Pesnel

Catégorie C

Titulaires :

-          Xavier LEBRUN, président,

-          Hubert PICARD, maire de Clinchamps sur Orne

-          Vincent LONGUET, maire de Saint Martin de Fontenay

-          Martine DELAUNAY, maire-adjoint d’Amayé sur Orne

-          Lyliane RENAULT, maire-adjoint de Colleville-Montgomery

-          Jacky GODARD, maire de Noyers Bocage

-          Sylviane VASTEL, maire de Rocquancourt

-          Claude LECLERE, maire-adjoint de Fleury sur Orne

Suppléants :

-          Michèle BEROUNSKY, maire de Crèvecoeur en Auge

-          Jean-Pierre LACHEVRE, maire de Graye sur Mer

-          François LOPEZ, maire de Saint Côme de Fresné

-          Jean-Pierre CHEVALIER, maire de Fontenay le Pesnel

-          Laurent MAYEUX, maire de Manerbe

-          Flora SICOT, maire-adjoint d’Epinay sur Odon

-          Nicole DESMOTTES, maire de Roullours

-          Patrice MARTIN, maire d’Airan

R e p r é s e n t a n t s   d e s   a g e n t s

Catégorie A

Catégorie B

II – Mandat

Article 2 : Mandat

Pour les représentants du Centre de Gestion : leur mandat expire lorsque leur mandat cesse au sein de la collectivité, pour quelque cause que ce soit (article 3 du décret 89-229).

Pour les représentants du personnel : leur mandat expire une semaine après la date fixée pour les nouvelles élections (article 3 du décret 89-229).

Le mandat est renouvelable.

Article 3 : Remplacement en cours de mandat

En cas de remplacement en cours de mandat d’un membre titulaire ou suppléant de la CAP, la durée du mandat du remplaçant est limitée

- à la durée restant à courir jusqu’au renouvellement général des CAP pour les représentants du personnel,

- et jusqu’au renouvellement du Conseil d’Administration pour les représentants du Centre de Gestion.

Si, avant l'expiration de son mandat, l'un des représentants du personnel, membre titulaire ou suppléant de la commission, démissionne, est placé en congé de longue maladie ou de longue durée, en disponibilité ou n’exerce plus ses fonctions dans le ressort territorial de la CAP il est remplacé jusqu'au renouvellement de la commission dans les conditions prévues à l’article 4 de ce règlement.

Lorsqu’un représentant du personnel, membre titulaire ou suppléant de la commission, bénéficie d’un avancement, d’une promotion interne ou d’une intégration dans un grade classé dans un groupe hiérarchique supérieur ou dans une catégorie supérieure, il continue à représenter le groupe dont il relevait précédemment. (article 6 du décret 89-229).

 Article 4 : Vacance de sièges

En cas de vacance pour quelque cause que ce soit du siège d'un représentant titulaire ou suppléant du Centre de Gestion, le Président procède à la désignation d'un nouveau représentant pour la durée du mandat en cours.

En cas d’empêchement définitif d’un titulaire d’exercer ses fonctions, un suppléant de la même liste et du même groupe hiérarchique est nommé titulaire et remplacé par le premier candidat non élu restant sur la même liste et relevant du même groupe hiérarchique.

En cas d’empêchement définitif d’un suppléant, il est remplacé par le premier candidat non élu restant sur la liste et relevant du même groupe hiérarchique.

En cas d’impossibilité de pourvoir les sièges à remplacer, les sièges restant à pourvoir sont attribués selon la procédure de tirage au sort parmi les électeurs à ces commissions relevant de chaque groupe hiérarchique concerné.

Article 5 : Autorisation d’absence

Les représentants du personnel, titulaires ou suppléants et les experts appelés à prendre part aux séances bénéficient d’une autorisation d’absence pour participer aux réunions sur simple présentation de leur convocation, tenant compte également des délais de route, de la durée de la préparation des réunions et du temps nécessaire au compte-rendu des travaux. (article 35 – alinéa 2 décret 89-229)

Article 6 : Frais de déplacement

Les membres de la CAP et les experts convoqués ne perçoivent aucune indemnité du fait de leurs fonctions dans cette instance. Les participants siégeant avec voix délibérative sont toutefois indemnisés de leurs frais de déplacement selon le barème réglementaire applicable aux fonctionnaires. (article 37 – décret 89-229)

Article 7 : Divers 

Toute facilité doit être donnée aux membres de la CAP pour exercer leurs fonctions. En outre, communication doit leur être donnée de toutes pièces ou documents nécessaires à l’accomplissement de leurs fonctions au plus tard huit jours avant la date de la séance. (article 35 - décret 89-229).

Si la transmission de certains documents s’avère difficile, une procédure de consultation particulière (sur place par exemple) pourrait être organisée.

Ils sont tenus à l’obligation de discrétion professionnelle en ce qui concerne tous les faits et documents dont ils ont eu connaissance en cette qualité. (article 35 – décret 89-229).

III – Compétences

Article 8: La Commission Administrative Paritaire est obligatoirement consultée, pour avis, sur les questions d’ordre individuel résultant de l’application des dispositions statutaires et relatives, notamment (article 30 de la loi 84-53) :

- au refus de titularisation

- à la prorogation de stage

- au licenciement au cours de la période de stage

- à la promotion interne

- à la mutation comportant changement de résidence ou modification de la situation des intéressés

- à la mise à disposition

- au détachement sauf détachement de plein droit

- à la position hors cadre

- à la disponibilité

- à la notation

- à l’avancement d’échelon

- à l’avancement de grade

- à l’intégration à la suite d’un détachement

La formation restreinte de la CAP n’est réunie que lorsque :

- Le fonctionnaire concerné relève du groupe supérieur ;

- Le dossier à examiner porte : sur l’accès par promotion interne à un grade relevant du groupe hiérarchique supérieur (art 39 - loi 84-53) ; sur la notation (article 76 - loi 84-53); sur les avancements d’échelon (article 78 - loi 84-53 ); sur le tableau annuel d’avancement de grade (article 80 - loi 84-53).

La CAP peut-être réunie sous forme disciplinaire dès lors qu’une collectivité la saisit pour avis portant sur l’application à un agent d’une sanction disciplinaire de 2^ème, 3^ème ou 4^ème groupe.

Article 9 : Elle peut être saisie sur les questions relatives :

- au temps partiel (article 60, Loi 84-53),

- au reclassement, dans un autre cadre d’emplois de fonctionnaires reconnus inaptes à l’exercice de leurs fonctions (article 82 à 84, Loi 84-53),

- aux activités privées exercées par un fonctionnaire qui a cessé définitivement ses fonctions ou qui a été mis en disponibilité (article 95, Loi 84-53),

- à la démission (article 96, Loi 84-53),

- à la perte d’emploi résultant d’une suppression de poste (article 97, Loi 84-53),

Article 10 : Elle est aussi compétente en cas de difficultés portant sur la désignation par les organisations syndicales des délégués du personnel pour l’utilisation d’heures de décharges de service.

D’une manière plus générale, la Commission Administrative Paritaire est compétente chaque fois qu’il s’agit de questions individuelles, soit à la demande de l’administration, soit à la demande du fonctionnaire.

IV – Présidence

Article 11 : Le Président du Centre de gestion préside la CAP départementale.

Il peut se faire représenter par un autre élu de l’assemblée délibérante.

(article 27 décret 89-229)

Article 12 : Lorsqu’elle siège en formation disciplinaire, la CAP est présidée par un magistrat de l’ordre administratif (article 31, alinéa 2, Loi 84-53).

Article 13 : Le Président assure la police de l’assemblée, il ouvre les séances, dirige et veille au bon déroulement des débats (organisation de la prise de parole des membres) et maintient l’ordre.

Il décide de la suspension de séance. Il clôt le débat, il soumet au vote et lève la séance.

V – Secrétariat

Article 14 : Le secrétariat de la CAP est assuré par un des représentants du centre de gestion désigné par le Président de la CAP.

Les fonctions de secrétaire adjoint sont effectuées par un représentant du personnel (article 26 décret 89-229).

Ils sont désignés au début de chaque séance et pour la seule durée de celle-ci.

Article 15 : Pour l’exécution des tâches matérielles, le secrétaire peut se faire assister par un fonctionnaire du Centre de Gestion, non membre de la CAP, qui prépare les réunions.

Les tâches de secrétariat et d’assistance administrative (préparation des ordres du jour, convocations, procès-verbaux,…) sont effectuées par les services administratifs du CDG.

VI – Périodicité des séances

Article 16 :La commission tient au moins 2 réunions par an sur convocation de son Président :

- soit à l’initiative de ce dernier ;

- soit à la demande écrite de la moitié des représentants titulaires du personnel. Adressée au Président, celle-ci précise la ou les questions à inscrire à l’ordre du jour. Dans ce cas, la commission se réunit dans le délai maximal d’un mois à compter de la saisine.

(article 27 du décret 89-229).

La CAP se réunit dans les locaux du Centre de Gestion du Calvados.

VII – Convocations

Article 17 : Les convocations sont adressées aux représentants titulaires, au moins 8 jours avant la date de la réunion, accompagnées de l’ordre du jour de la séance ainsi que les dossiers associés (sauf lorsqu’il y a une consultation sur place de prévue). Elles comportent l’indication du jour, de l’heure et du lieu de la réunion.

Article 18 : Tout représentant titulaire qui se trouve empêché de prendre part à une séance de la CAP peut se faire remplacer par n’importe lequel des représentants suppléants. Toutefois, pour les représentants du personnel, cette faculté ne joue qu’entre représentants élus sur une même liste de candidats ou tirés au sort selon la procédure prévue à l’article 23 du décret 89-229 et appartenant au même groupe hiérarchique. (article 28 – décret 89-229)

Article 19 : Des experts peuvent être entendus à la demande de tout membre de la CAP. Ils ne peuvent assister qu’à la partie des débats, à l’exclusion du vote, relatives aux questions pour lesquels leur présence a été demandée. (article 29 – décret 89-229)

VIII – Ordre du jour

Article 20 : L’ordre du jour de chaque réunion de la CAP est arrêté par son Président. Toute demande d’inscription d’une question à l’ordre du jour fait l’objet d’un rapport adressé au Président.

Article 21 : Les dossiers que les collectivités souhaitent soumettre à la CAP doivent être réceptionnés au plus tard 21 jours avant la réunion accompagnés de toutes les pièces nécessaires à son examen. Passé ce délai les dossiers seront présentés à une séance ultérieure. Concernant l’examen des avancements de grade et des dossiers de promotion interne, ceux-ci doivent obligatoirement être réceptionnés aux dates indiquées par le Centre de Gestion.

IX – Quorum

Article 22 : Le Président de la CAP ouvre la séance après avoir vérifié que les conditions du quorum sont bien remplies, soit la présence de la moitié de ses membres présents ou représentés. (article 36 – décret 89-229).

X – Déroulement de la séance

Article 23 : Les séances des CAP ne sont pas publiques (article 31 – décret 89-229).

Article 24 : Le Président rappelle les questions inscrites à l’ordre du jour.

A la majorité des suffrages exprimés, ces questions peuvent être examinées dans un ordre différent de celui fixé par l’ordre du jour.

Article 25 : Chacun des membres prend la parole à son tour avec l’accord du Président lequel veillera au respect de la convivialité et de la courtoisie. Sans qu’il soit nécessaire d’en faire le décompte, le temps de parole des uns ne devra pas se faire au détriment du besoin d’expression des autres.

XI – Avis

Article 26 : L’avis de la CAP ne lie pas l’autorité territoriale, il est cependant obligatoire et doit être obtenu préalablement à la prise de décision.

Article 27 : Les Commissions Administratives Paritaires émettent leur avis ou leur proposition à la majorité des suffrages exprimés.

En cas de partage des voix, la voix du Président n’est pas prépondérante. Lorsque la décision de l’autorité territoriale est subordonnée à une proposition ou à un avis de la Commission Administrative Paritaire, la décision peut légalement intervenir si, par suite d’un partage égal des voix, aucune proposition ou aucun avis n’a pu être formulé.

Le vote a lieu à main levée, sauf volonté contraire exprimée par le tiers au moins des membres présents ayant voix délibérative, auquel cas, il a lieu à bulletins secrets. Les votes par délégation ne sont pas admis.

Les fonctionnaires, membres d’une Commission Administrative Paritaire, remplissant les conditions pour être inscrits à un tableau d’avancement ne peuvent prendre part aux délibérations des Commissions Administratives Paritaires lorsque celles-ci sont appelées à délibérer sur ce tableau d’avancement.

Lorsque les Commissions Administratives Paritaires siègent en formation disciplinaire, l’autorité investie du pouvoir disciplinaire ne peut siéger.

Article 28 : Les représentants suppléants de la collectivité et du personnel qui ne remplacent pas un représentant titulaire défaillant peuvent assister aux réunions de la commission. Ils ne peuvent prendre part aux débats et aux votes et ne sont pas indemnisés de leurs frais de déplacements.

Article 29 : Les avis sont portés à la connaissance des collectivités concernées.

Article 30 : Lorsqu’une autorité territoriale prend une décision contraire à l'avis ou à la proposition émis par la commission, elle informe dans le délai d'un mois la commission des motifs qui l'ont conduite à ne pas suivre cet avis ou cette proposition. (article 30 – décret 89-229)

XI – Procès verbal

Article 31 : Le secrétaire, assisté du secrétaire-adjoint, établit le procès-verbal de la réunion.

Le procès-verbal de séance est signé par le Président, contresigné par le secrétaire et le secrétaire adjoint et transmis aux membres de la commission, dans un délai d’un mois à compter de la date de la séance (article 26 - décret 89-229).

Le procès verbal est soumis à l'approbation des membres de la commission lors de la séance suivante.

XII – Modification du règlement intérieur

Article 32 : La modification du présent règlement pourra être demandée et décidée à la majorité des membres de la Commission Administrative Paritaire.